Pagos a contratistas extranjeros desde una empresa en EE. UU.: 1099, W-8BEN y reglas de retención

Una empresa estadounidense generalmente no emite el Formulario 1099-NEC a un contratista extranjero no residente que realiza todo el trabajo fuera de Estados Unidos. Ese ingreso es de fuente extranjera, así que normalmente no hay retención en EE. UU. ni 1099 o 1042-S. En su lugar, se obtiene el Formulario W-8BEN (personas físicas) o el W-8BEN-E (empresas) y se conserva como respaldo. Las reglas cambian si el contratista es en realidad una persona estadounidense —incluidos los ciudadanos de EE. UU. que viven en el exterior— o si parte del trabajo se realiza mientras está físicamente en Estados Unidos.

Paso 1: ¿el contratista es una persona estadounidense?

No importa la nacionalidad de la empresa, sino la condición fiscal del contratista. Los ciudadanos estadounidenses, los titulares de green card y quienes cumplen la prueba de presencia sustancial son personas estadounidenses vivan donde vivan. Un ciudadano de EE. UU. que trabaja como freelancer desde Lisboa le entrega un Formulario W-9, y usted emite un 1099-NEC si los pagos superan el umbral de reporte, igual que con un contratista en Ohio. Una persona no residente o una empresa extranjera le entrega un W-8BEN o W-8BEN-E.

Paso 2: ¿dónde se realiza el trabajo?

En los servicios, la fuente del ingreso generalmente es el lugar donde el trabajo se realiza físicamente, no donde están el cliente, el contrato o la cuenta bancaria.

• Trabajo realizado totalmente fuera de EE. UU. por un no residente: ingreso de fuente extranjera. Generalmente sin retención ni Formulario 1099 o 1042-S.
• Trabajo realizado dentro de EE. UU. por un no residente: ingreso de fuente estadounidense. Generalmente sujeto a retención del 30% salvo que aplique una exención o un tratado, y se reporta en los Formularios 1042-S y 1042.
• Situaciones mixtas, por ejemplo un desarrollador que pasa dos semanas en Miami: los días en EE. UU. son de fuente estadounidense y el resto de fuente extranjera. Los contratos y facturas deben reflejar esa división.

Cómo obtener el W-8BEN o el W-8BEN-E

Pida el formulario antes del primer pago, como parte de la incorporación del proveedor. El contratista lo completa y se lo devuelve; nunca se envía al IRS. Verifique que el nombre coincida con el contrato y las facturas, que el país de residencia esté indicado, que esté firmado y fechado, y que se usó la versión correcta: W-8BEN para una persona física, W-8BEN-E para una empresa. Un formulario W-8 generalmente es válido hasta el final del tercer año calendario posterior a la firma, así que incluya su renovación en el registro de proveedores.

Cuando un contratista extranjero trabaja en Estados Unidos

Si un no residente presta servicios mientras está en EE. UU., su empresa generalmente es agente de retención y debe retener el 30% del pago salvo que aplique una exención. Las opciones principales son:

• Formulario 8233: una persona no residente que reclama una exención de tratado por servicios personales independientes le entrega el Formulario 8233, que usted revisa y envía al IRS antes de aplicarlo.
• Formulario W-8ECI: una persona extranjera cuyo ingreso está efectivamente conectado con una actividad comercial en EE. UU. puede certificarlo y evitar la retención del 30%; luego presenta su propia declaración.
• Formulario W-8BEN-E con reclamo de tratado: una empresa extranjera puede declarar que sus beneficios empresariales no tributan en EE. UU. porque no tiene un establecimiento permanente en el país.

Toda retención se deposita ante el IRS, se reporta al contratista en el Formulario 1042-S y se resume en el Formulario 1042. Ambos vencen generalmente el 15 de marzo del año siguiente.

Ejemplos prácticos

• Una agencia de marketing de Miami paga a una diseñadora gráfica que vive y trabaja en Buenos Aires. Ella entrega un W-8BEN. Sin retención, sin 1099, sin 1042-S. La agencia guarda el W-8BEN y las facturas con su contabilidad.
• Una empresa de software de Florida paga a una firma de desarrollo colombiana por trabajos hechos en Medellín. La firma entrega un W-8BEN-E. Mismo resultado: sin retención ni 1099.
• La misma firma colombiana envía a un desarrollador a Florida durante tres semanas para una implementación. Los honorarios de esos días en EE. UU. son de fuente estadounidense; salvo que la firma documente una exención, la empresa retiene el 30% de esa parte y emite un Formulario 1042-S.
• Una redactora ciudadana estadounidense que vive en Ciudad de México entrega un W-9. La empresa emite un Formulario 1099-NEC, aunque el trabajo se hizo en el exterior.

Plataformas de pago y servicios de empleador de registro

Si paga a través de una plataforma, como un servicio de empleador de registro o de gestión de contratistas, la plataforma puede recopilar los formularios W-8 y encargarse del reporte. Confirme por escrito quién es responsable. Si paga directamente por transferencia, tarjeta o una aplicación de pagos, la responsabilidad de documentar sigue siendo de su empresa.

Deducciones y registros

Los pagos a contratistas extranjeros generalmente son gastos deducibles igual que los pagos a contratistas estadounidenses, siempre que sean ordinarios y necesarios para el negocio. Guarde juntos el contrato, las facturas, el comprobante de pago y el formulario W-8. Si el IRS pregunta por qué no se emitió un 1099, el W-8 y la evidencia de dónde se realizó el trabajo son su respuesta.

¿Contratista o empleado?

Las reglas de nómina de EE. UU. generalmente no alcanzan a un trabajador no estadounidense que trabaja totalmente en el exterior, pero el país del trabajador puede tener normas laborales y de seguridad social que traten como empleado a un "contratista" de tiempo completo y largo plazo. Es un tema de la ley local, no de formularios fiscales de EE. UU., y conviene revisarlo antes de que la relación se vuelva permanente.

Errores comunes

• Emitir 1099-NEC a contratistas extranjeros que trabajan en el exterior, o pedirles un W-9.
• Pagar durante meses sin ningún formulario W-8 en archivo.
• No retener cuando un contratista extranjero trabaja dentro de Estados Unidos.
• Tratar a ciudadanos estadounidenses en el exterior como contratistas extranjeros.
• Aceptar un W-8BEN de una empresa, o un W-8BEN-E de una persona física.
• Dejar vencer los formularios W-8 sin renovarlos.

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Fuentes y referencias oficiales

• IRS — NRA Withholding
• IRS Publication 515, Withholding of Tax on Nonresident Aliens and Foreign Entities
• IRS — About Form W-8BEN
• IRS — About Form W-9
• IRS — About Form 1099-NEC
• IRS — About Form 8233