Nuestro cliente recibió una multa de $25,000 por el Formulario 5472. Así respondimos

Lo sorprendente era que su empresa en Estados Unidos casi no tenía actividad y no debía impuesto sobre la renta. El problema era el Formulario 5472.

La situación del cliente

El cliente vive en Sudamérica y constituyó una LLC de un solo miembro en Florida para trabajar con un futuro cliente estadounidense. El proyecto se retrasó y la empresa pasó su primer año prácticamente inactiva. Él aportó unos pocos miles de dólares, pagó los costos de constitución y del agente registrado y cubrió un par de suscripciones de software. No hubo ventas.

El servicio de constitución que utilizó le dijo que la empresa no tendría que presentar nada mientras no generara ingresos. Casi dos años después leyó sobre el Formulario 5472 en internet, preparó él mismo un Formulario 1120 pro forma y lo envió tarde por correo. Unos meses más tarde llegó el aviso de multa.

Qué salió mal

Ocurrieron dos cosas. Primero, el formulario se presentó mucho después del vencimiento, y los Formularios 5472 tardíos suelen recibir la multa de $25,000 de forma automática, antes de que alguien en el IRS lea una explicación. Segundo, el cliente no incluyó ninguna declaración que explicara el atraso, por lo que el IRS no tenía nada que evaluar.

El requisito fiscal o de reporte

Una LLC estadounidense de un solo miembro con dueño extranjero no se considera entidad separada para el impuesto sobre la renta, pero para efectos de reporte se trata como corporación. Debe presentar el Formulario 5472, adjunto a un Formulario 1120 pro forma, en cada año en que tenga operaciones reportables con su dueño extranjero u otras partes relacionadas.

• El dinero que el dueño aporta a la LLC es reportable.
• Los costos y gastos que el dueño paga por cuenta de la LLC son reportables.
• Las distribuciones y los préstamos en cualquier dirección son reportables.
• La declaración vence el día 15 del cuarto mes después del cierre del año (15 de abril para años calendario), con una prórroga de seis meses mediante el Formulario 7004.

La posible exposición ante el IRS

La multa por no presentar a tiempo un Formulario 5472 completo es de $25,000 por formulario y por año. Si el IRS envía un aviso y la omisión continúa más de 90 días, puede acumularse una multa adicional de $25,000 por cada período de 30 días. La política de condonación por primera vez del IRS generalmente no aplica a esta multa, por lo que el alivio suele depender de demostrar causa razonable.

Cómo analizó Chirino USA la situación

Comenzamos confirmando que la obligación realmente aplicaba, para no construir un argumento sobre un error técnico. Aplicaba: el aporte del dueño y los costos que pagó eran reportables. Luego revisamos el formulario que había presentado para asegurarnos de que estuviera completo y correcto, porque una solicitud por causa razonable es mucho más sólida cuando la declaración de fondo está bien.

Después reunimos los hechos que importan para la causa razonable:

• Un dueño extranjero primerizo, sin experiencia fiscal en EE. UU. y con muy poco contacto con el país.
• Mensajes escritos del servicio de constitución diciendo que no había que presentar nada sin ingresos.
• No había impuesto a pagar en el año y nada se ocultó: las operaciones eran pequeñas y estaban documentadas.
• Presentó por iniciativa propia, antes de cualquier contacto del IRS, apenas supo del requisito.

Las regulaciones del Formulario 5472 piden expresamente al IRS considerar la situación de empresas pequeñas que no conocían el requisito y tienen poca presencia en Estados Unidos, siempre que cumplan con prontitud al enterarse. Ese marco encajaba muy bien con este cliente.

Cómo abordamos el problema

Preparamos una declaración escrita de causa razonable, firmada bajo pena de perjurio, con una cronología clara y copia de los documentos de respaldo: los correos del servicio de constitución, los registros bancarios de cada operación y la prueba de la fecha de presentación. Respondimos dentro del plazo indicado en el aviso, lo que protege el derecho a apelar si la primera solicitud es rechazada.

También agendamos la siguiente declaración con prórroga, para que el año siguiente se presentara a tiempo.

El resultado

En este caso el IRS aceptó la explicación de causa razonable y eliminó por completo la multa de $25,000. Hoy la empresa presenta cada año a tiempo, como parte de una rutina anual sencilla.

Ese resultado respondió a los hechos y a la documentación particulares de este cliente. No todas las solicitudes se aceptan y nadie puede prometer que una multa será eliminada, pero una respuesta bien documentada le da al IRS una base real para conceder el alivio.

Lo que deben saber otros contribuyentes en situaciones similares

• No ignore el aviso. El plazo de respuesta importa, tanto para el alivio como para el derecho a apelar.
• "No lo sabía" rara vez basta por sí solo. Pesan los hechos alrededor: en quién confió, su experiencia y qué tan rápido corrigió el problema.
• Corrija primero la declaración de fondo. Una solicitud por causa razonable con un formulario incompleto es más débil.
• Revise los demás años. Si se omitió uno, a menudo también se omitieron otros.

Cómo puede ayudar Chirino USA

Si usted es dueño de una empresa en Estados Unidos desde el exterior y le preocupa un Formulario 5472 omitido o incorrecto, Chirino USA Accountants & Advisors puede revisar sus declaraciones, identificar la posible exposición y ayudarle a definir el camino adecuado. Puede escribirnos por correo electrónico o por WhatsApp, en español o en inglés.

Fuentes y referencias oficiales

• IRS — About Form 5472
• IRS — Instructions for Form 5472
• eCFR — Treas. Reg. §1.6038A-1 (foreign-owned disregarded entities)
• eCFR — Treas. Reg. §1.6038A-4 (penalties and reasonable cause)