Cómo solicitar un ITIN con el Formulario W-7 (y cómo renovarlo)

El ITIN se solicita presentando el Formulario W-7 ante el IRS, normalmente junto con la declaración federal que requiere el número y con documentos de identidad originales o certificados; un pasaporte vigente por sí solo es suficiente. En lugar de enviar su pasaporte por correo, puede tramitarlo con un Agente Certificante (CAA) o en un Centro de Asistencia al Contribuyente del IRS que verifique documentos. El trámite suele tardar unas siete semanas, y más en temporada de impuestos o desde el exterior. Un ITIN que no se usa en una declaración federal durante tres años consecutivos vence y debe renovarse con el mismo formulario.

¿Qué es un ITIN?

El Número de Identificación Personal del Contribuyente es un número de nueve dígitos que empieza con 9 y que el IRS emite solo para fines tributarios federales. No autoriza a trabajar en Estados Unidos, no cambia el estatus migratorio y no da derecho a beneficios del Seguro Social. Existe para que las personas con una obligación de declarar o reportar en EE. UU., pero sin derecho a un número de Seguro Social, puedan identificarse en el sistema tributario.

¿Quién necesita un ITIN?

• No residentes que deben presentar el Formulario 1040-NR; por ejemplo, dueños de una LLC estadounidense con ingreso efectivamente conectado, socios extranjeros de una sociedad en EE. UU. o dueños de propiedades de alquiler en EE. UU.
• Vendedores extranjeros de inmuebles en EE. UU. que quieren reclamar el reembolso de la retención FIRPTA.
• Personas no residentes que reclaman una tasa reducida por tratado cuando se exige un número estadounidense.
• El cónyuge no residente de un ciudadano o residente de EE. UU., al declarar en conjunto o cuando debe figurar en la declaración.
• Dependientes de contribuyentes estadounidenses que no pueden obtener un SSN, cuando se reclaman para un beneficio que lo permite.
• Extranjeros residentes por la prueba de días de presencia que no califican para un SSN.

Una LLC estadounidense de dueño extranjero necesita un EIN, no un ITIN. El dueño necesita un ITIN solo cuando debe presentar o reclamar algo personalmente en una declaración de EE. UU. Obtener primero el EIN suele ser el camino más rápido para una empresa nueva.

Paso a paso: cómo solicitar un ITIN

1. Confirme el motivo de la solicitud

El Formulario W-7 pide marcar un motivo, desde "extranjero no residente que necesita un ITIN para reclamar un beneficio de tratado" hasta "cónyuge de ciudadano estadounidense" o "dependiente de ciudadano estadounidense". El motivo debe coincidir con la declaración o con la excepción que utiliza. Una discrepancia es una causa frecuente de rechazo.

2. Prepare la declaración (o documente la excepción)

Por regla general, el Formulario W-7 debe adjuntarse a una declaración federal válida; la casilla del ITIN se deja en blanco y el IRS asigna el número al procesarla. Algunos solicitantes califican para una excepción y lo solicitan sin declaración, como quienes reciben ingresos sujetos a retención de terceros o reclaman beneficios de tratado, o los vendedores extranjeros de inmuebles sujetos a FIRPTA. Las excepciones requieren sus propios documentos de respaldo, como una carta del agente de retención o una copia del contrato de venta.

3. Reúna los documentos de identidad y de condición de extranjero

El IRS acepta 13 tipos de documentos. El pasaporte vigente es el único que prueba por sí solo la identidad y la condición de extranjero. Sin pasaporte, necesita al menos dos documentos, uno con foto, como cédula de identidad, licencia de conducir extranjera, acta de nacimiento o visa estadounidense. Los documentos deben ser originales o copias certificadas por la entidad que los emitió. No se aceptan copias notariadas. Los dependientes pueden necesitar prueba adicional de residencia en EE. UU., como registros escolares o médicos, salvo que su pasaporte muestre una fecha de entrada a EE. UU.

4. Elija cómo presentarla

• Por correo a la oficina de ITIN del IRS, con los documentos originales. El IRS los devuelve, pero estará semanas sin su pasaporte.
• Mediante un Agente Certificante (CAA), que puede autenticar su pasaporte y acta de nacimiento en persona o por video, sin que los originales salgan de sus manos.
• En un Centro de Asistencia al Contribuyente del IRS que ofrezca autenticación de documentos, con cita previa.

5. Dé seguimiento a la solicitud

El IRS envía una carta con su ITIN cuando la solicitud se aprueba. Si necesita más información, recibirá un aviso con un plazo para responder. Guarde copia de todo lo que envió.

¿Cuánto tarda en llegar el ITIN?

El IRS suele procesar las solicitudes completas en unas siete semanas. En plena temporada de impuestos (enero a abril), o cuando la solicitud se envía desde fuera de EE. UU., es común que tarde de nueve a once semanas. Las solicitudes incompletas reinician el plazo, así que una primera presentación cuidadosa es lo que más tiempo ahorra. Si se acerca un vencimiento, presente la declaración a tiempo con el W-7 adjunto en lugar de esperar el número.

Renovación del ITIN: cuándo y cómo

El ITIN vence si no se usa en una declaración federal al menos una vez en tres años fiscales consecutivos; vence el 31 de diciembre del tercer año. Los ITIN emitidos antes de 2013 también se fueron venciendo según un calendario fijo, así que un número antiguo que nunca se renovó debe considerarse vencido. Una declaración con un ITIN vencido se procesa, pero ciertos créditos y exenciones se demoran o se rechazan y los reembolsos se retrasan.

• Use el mismo Formulario W-7 y marque "Renovar un ITIN existente".
• Indique su ITIN actual y el nombre con el que se emitió.
• Incluya los mismos documentos de identidad que en una solicitud nueva.
• La renovación no requiere adjuntar una declaración, y puede presentarla en cuanto sepa que el número venció o que lo va a necesitar.

Razones más comunes de rechazo del ITIN

• Fotocopias o copias notariadas en lugar de originales o copias certificadas por el emisor.
• Sin declaración adjunta y sin una excepción válida documentada.
• El motivo marcado en el W-7 no coincide con la declaración.
• Nombre, fecha de nacimiento o datos del pasaporte distintos entre el W-7, los documentos y la declaración.
• Pasaporte o identificación vencidos.
• Solicitudes de dependientes sin prueba de residencia en EE. UU.

Cómo puede ayudarle Chirino USA

Preparamos el Formulario W-7 y la declaración que lo respalda como un solo paquete, para que el motivo, los documentos y la declaración coincidan, ya sea usted dueño extranjero de una LLC que presenta un 1040-NR, vendedor que recupera la retención FIRPTA o una familia que incluye a un cónyuge no residente. Agende una consulta gratuita o escríbanos por WhatsApp para revisar su caso antes de enviar algo al IRS.

Fuentes y referencias oficiales

• IRS — About Form W-7, Application for IRS ITIN
• IRS — Individual Taxpayer Identification Number (ITIN)
• IRS — How to Renew an ITIN
• IRS — Acceptance Agent Program
• IRS Publication 519, U.S. Tax Guide for Aliens